Dagens arbetsplats präglas av en uppsjö av verktyg, som underlättar vår vardag. Vissa är moln-baserade och andra finns i vårt företags interna drift. Men möjligheten att kunna dela data mellan olika applikationer är, minst sagt, begränsad. Till exempel måste man ibland kopiera data från en applikation på nätet till Excel. Problemet med det är ofta att formateringen från hemsidan följer med, och användaren kan spendera timmar på att få bort den formatering man inte vill ha i Excel. När webben var ung, och HTML hade riktiga tabeller, var det en enkel sak att hämta data från en webbsida och kopiera in i Excel. Dagens hemsidor levererar sällan den möjligheten.
Här har Microsoft hittat en nisch genom att bygga Flow. Microsoft Flow är en ren integrationstjänst, som skapar möjlighet för användaren att koppla ihop massor av olika system. Det intressanta är att fokus inte ligger på Microsofts egna produkter utan vi ser många andra företags olika system i portföljen. Exempelvis finns fem Google-produkter med, där Calendar och Drive är de mest använda. I kategorin Sociala nätverk hittar vi Facebook, Twitter, Instagram och LinkedIn. Här finns Dropbox, Salesforce, Adobe, Amazon och Slack. Nästan allt du kan tänka dig, och fler läggs till varje månad. I oktober 2017 finns här 168 kopplingar till tjänster som kan användas för att integrera olika tjänster med varandra. Men det bästa av allt är att du inte behöver använda ett administratörs-konto i tjänsterna, utan du använder din egen inloggning med de rättigheterna du har.
Nåväl, integrationer är en sak, men något måste starta ett Flow också. Det görs genom en händelse Flow bevakar om man lagt till den. Det kan vara en tweet med en viss hashtag, ett dokument som sparas, att någon skriver på ditt företags Facebook-vägg, ett dokument som skapas i Dropbox, en kalenderhändelse i Google Calendar eller att en Jira-aktivitet läggs till – listan är oändlig. Det är (nästan) bara fantasin som sätter gränser.
När en händelse sker, startar Flow och du kan lägga till en aktivitet. Det kan vara att hämta data från en lista, objekt eller dokument som skapades eller ändrades. Därefter kan man skicka eller skapa/kopiera egenskaper från hämtade data i ett nytt objekt eller dokument. I korthet är aktiviteter något som utförs. I vissa sammanhang är det tillämpbart att filtrera sin indata med hjälp av villkor. Därför är villkor ett viktigt styrmedel i Flow.
Sist i flödet kan man lägga till notifiering. Det kan göras genom att skicka mejl (om man inte redan tycker att man får tillräckligt med mejl) eller genom en notifiering i mobil-appen. Microsoft Flow finns som app för iPhone, Android och Microsoft Phone.
Eftersom användaren som skapar Flow har rättigheter och kan exportera data till öppnare ytor finns det en risk att känsliga data hamnar på fel ställe. Men sköter Admin sin Governance genom att slå på data loss prevention (DLP) på rätt ställe, kan inte Flow läsa innehållet. Normalt är dock inte DLP påslaget på normala arbetsytor, vilket gör att användare som inte är säkerhetsmedvetna skapar säkerhetshål, även om det inte är med avsikt. Användare som är ute för att stjäla data kan alltid finnas i en organisation, och där finns egentligen inga skillnader med Flow jämför med ”vanlig” stöld av data.
Jämfört med SharePoint Workflow är Microsoft Flow ett riktigt lyft. Det går att skönja redan nu eftersom användaren inte behöver ha några särskilda rättigheter för att skapa Flow. Det är dock inte så enkelt som man tänkt sig eftersom det fortfarande sker via ett webbgränssnitt som ibland inte fungerar tillräckligt. Under mina tester, fungerade inte Flow i Internet Explorer eller Microsoft Edge, men väl i Firefox och Chrome.
Framtiden ser ljus ut för den som vill skapa integrationstjänster utan att vara programmerare i botten, även om det hjälper till att förstå de underliggande flödena. Testa gärna med ditt Microsoft 365 konto eller Microsoft-konto. Stora delar av integrationstjänsterna är gratis, och du behöver inte mer än ett gratiskonto från Microsoft för att komma igång.
