Så lyckas ni med era hybridmöten

5 framgångsfaktorer för effektiva hybridmöten

Vi svenskar ägnar i genomsnitt en tredjedel av vår arbetstid till möten. Därmed vill det till att dessa möten är värdeskapande oavsett om de är fysiska, på distans eller en hybrid – där en del sitter i mötesrummet och andra ansluter digitalt. Våra möten ska vara kreativa, energigivande och skapa stort engagemang. Men tyvärr är det långt ifrån alla möten som är det. I detta blogginlägg får ni ta del av Ann Svallings fem bästa tips på hur er organisation får bukt på mötesproblematiken genom bättre hybridmöten.

http://Ann%20Svalling,%20konsultchef%20och%20affärsutvecklare%20på%20Consid

Ann Svalling

Affärsutvecklare & konsultchef

ann.svalling@consid.se 070-897 95 48

Nedslående mötesstatistik  

Undersökning efter undersökning visar samma dystra statistik, och som exempel visar en undersökning från 2021 beställd av analysföretaget Mötesteknik denna nedslående statistik:

  • 50 % av våra möten saknar syfte och mål. Vi vet alltså inte varför vi är där och vad vi förväntas uppnå.
  • 50 % av mötesdeltagare är dåligt förberedda vilket leder till ineffektiva möten där vi slösar varandras tid.
  • 40 % anser att det är otydligt vad som bestäms under mötet vilket inte ger någon framåtriktning.

 

5 framgångsfaktorer för effektiva hybridmöten 

Jag, Ann Svalling – affärsutvecklare och konsultchef på Consid, kan prata passionerat i timmar om möteskultur och möten. Men i detta blogginlägg kommer jag att i all korthet ge er mina fem bästa tips på hur din organisation får bukt på mötesproblematiken genom bättre hybridmöten.

 

1. Testa tekniken

För att se till så att tekniken fungerar som önskat är det viktig att testa din utrustning inför mötet, såsom headset, mikrofon, kamera/kameror. Det viktigaste är att alla i mötet hör varandra tydligt, men videon är nog så viktig. Ser vi varandra kommer vi närmare varandra och har lättare att hålla fokus och skärpa i rummet.
Ett enkelt tips är att alla även de i mötesrummet kopplar upp sig och delar video. På så sätt ser alla varandra tydligt och de som är på distans blir på så sätt mer närvarande i rummet.

 

2. Sätt spelregler för vad som gäller på mötet

Exempel på spelregler som ni kan sätta upp för mötesdeltagarna:

  • Om det är ett möte med upp till 5 deltagare behöver ingen vara mutade. Detta för att utan kunna prata fritt och få igång en diskussion som inte störs av att medlemmar pratar utan att “avmuta” sig utan att samtalet kan få flöda fritt och naturligt. 
  • Vi räcker upp handen och inväntar att moderatorn fördelar ordet.
    Om det är ett stort möte så är risken stor att det bara är ett fåtal som får sin röst hörd om det inte styrs av en moderator. Diskussionen blir bättre och fler kommer till tals om samtalet styrs upp. 
  • Kameran ska vara på. Genom att kameran är på så efterliknar vi det fysiska mötet mer där vi kan läsa av ansiktets mimik och kroppsspråk. Våra diskussioner blir bättre eftersom vi även kan se och tolka varandras mimik. Vi skärper också till oss och blir mer fokuserade i mötet bara för att vi vet att vi syns.

 

3. Tydlig moderator som styr agendan 

En moderator kan styra handuppräckning, gruppindelning med mera. Med en tydlig moderator motverkar ni problematiken med ett så kallat ”A”- och ”B”-lag där rösterna som fysisk befinner sig på plats i samma rum hörs och lyssnas till mer.

 

4. Tillämpa incheckning  

För att skapa fokus på mötet och inte sitta i andra tankar så är det viktigt att från början få alla mötesdeltagare aktiva. Det är därför effektivt att börja med en incheckningaktivitet.  

En sådan aktivitet kan helt enkelt vara att alla får svara på vad de vill ha ut av mötet eller så kan det vara en fråga för att bryta isen och skratta för att komma in i en kreativ stämning. Incheckningen är än mer viktigt i hybridmöten för att se till att alla kommer till tals redan från början

 

5. Aktivera deltagarna under hela mötet

För att behålla mötesdeltagarnas fokus är det viktigt att alla får vara aktiva i mötet. I ett möte där fokus kan hållas blir kvaliteten mycket bättre och ni åstadkommer mer ihop. Exempel på hur ni kan aktivera alla mötesdeltagare för att få dem delaktiga under hela mötet:

  • Utforska en whiteboardfunktion där ni tillsammans kan bidra. 
  • Dela upp er i olika grupprum för att diskutera i mindre grupper.  
  • Använd er av interaktiva inslag för frågor såsom Forms i Teams eller Mentimeter.

 

Önskar ni mer hjälp för att få ordning på era möten och möteskultur? Eller på något annat sätt ser att ni behöver jobba med er digitala arbetsplats för att bli mer effektiva? Kontakta oss på Consid. 

Vill du veta mer om hybridarbete?

Skicka ett meddelande så återkommer vi så snart vi kan.

    Ta del av fler inlägg från vår blogg

    Personer i möte med telefon
    3 min lästid
    blogg

    3 tips till dig med en hybrid arbetsplats

    Ta del av 3 tips för för dig som ska gå eller har gått över till en hybrid arbetsplats. Lär dig om hybridarbete inför 2023.

    Kategorier: Digital arbetsplats, Kunskap
    En vit yta med formen av en pil på
    4 min lästid
    blogg

    6 tips för förändringsledare i vardagen

    Ta del av 6 tips för förändringsledning att ta med sig i allt från vardagssituationer till komplexa IT-projekt. Lär dig om förändringsledning.

    Kategorier: Digital transformation, Kunskap
    Texten New York skriven i olika typsnitt
    1 min lästid
    blogg

    Google Fonts inte okej med GDPR – här är lösningen

    Risk att bryta mot GDPR med Google Fonts. Våra experter hjälper er att lösa problematiken med Google Fonts & säkerställer att ni följer GDPR.

    Kategorier: GDPR, Kunskap
    post, brevväxling
    5 min lästid
    blogg

    Utmaningarna och digitaliseringen inom postväsendet

    Annemarie Gardshol, VD på PostNord, berättar om förändringarna inom postväsendet, brevväxlingens nedgång, white label checkouts och PostNords samhällsansvar och ekonomiska utmaningar.

    Kategorier: Kunskap

    Anpassa dina datapreferenser

    Vi använder data för att analysera trafik på vår webbplats och dela information om användningen till våra analyspartners. Du kan läsa mer och ändra dina val på vår sida om datahantering och cookies. Läs mer på vår sida om datahantering och cookies.

    Funktionella cookies känner igen dig på vår webbplats och kommer ihåg dina tidigare valda inställningar. Dessa kan inkludera det språk du föredrar, platsen du befinner dig på, lyssna på ljud eller titta på en video. En blandning av cookies från första och tredje part används.

    Marknadsföringscookies används för att samla in data om hur vår webbplats används, vilka sidor som besöks oftast eller om du får felmeddelanden på vissa webbsidor. Ibland behöver vi information om din ålder, kön och intresse. Vi delar ibland vissa begränsade aspekter av dessa data med tredje part i reklamsyfte, till exempel Google. Informationen kan omfatta användarens plats, sökhistorik, YouTube-historik och data från webbplatser som fungerar med Google, och den används för att tillhandahålla aggregerad och anonymiserade insikter om användarbeteende på flera enheter.

    Nödvändiga cookies är absolut nödvändiga för att webbplatsen ska fungera korrekt. Denna kategori innehåller endast cookies som garanterar grundläggande funktioner och säkerhetsfunktioner på webbplatsen. Dessa cookies lagrar ingen personlig information.

    Prestandacookies är cookies som används specifikt för att samla in data om hur vår webbplats används, vilka sidor som besöks oftast eller om du får felmeddelanden på vissa webbsidor. Dessa cookies övervakar endast webbplatsens prestanda när användaren interagerar med den. Ingen av denna information kan användas för att identifiera dig. Allt är aggregerat och därför anonymiserat.