Slik lykkes du med dine hybridmøter

Nedslående møtestatistikk

Undersøkelse etter undersøkelse viser den samme dystre statistikken, og som et eksempel viser en undersøkelse fra 2021 på oppdrag fra analysefirmaet Mötesteknik denne nedslående statistikken:

• 50 % av våre møter mangler hensikt og mål. Vi vet altså ikke hvorfor vi er der eller hva vi forventes å oppnå.
• 50 % av møtedeltakere er dårlig forbredt, noe som fører til ineffektive møter hvor vi kaster bort hverandres tid.
• 40 % mener det er uklart hva som blir bestemt under møtet, noe som ikke gir noen videre retning.

5 suksessfaktorer for effektive hybridmøter

Jeg, Ann Svalling – forretningsutvikler og konsulentsjef i Consid, kan snakke engasjert i timevis om møtekultur og møter. Men i dette blogginnlegget vil jeg gi deg mine fem beste tips til hvordan din organisasjon kan overkomme møteproblematikken gjennom bedre hybride møter.

1. Teste teknikken

For å sikre at teknologien fungerer som ønsket er det viktig å teste utstyret ditt før møtet, som headset, mikrofon, kamera(er). Det viktigste er at alle i møtet hører hverandre tydelig, men videoen er nok like viktig. Hvis vi ser hverandre, kommer vi nærmere hverandre og har lettere for å holde oss fokuserte og skarpe i rommet. Et enkelt tips er at alle, også de i møterommet, kobler til og deler video. På denne måten kan alle se hverandre tydelig og de som er på avstand blir mer tilstede i rommet.

2. Sett spilleregler for hva som gjelder på møtet

Eksempler på spilleregler som du kan sette opp for møtedeltakerne:

• Dersom møtet har inntil fem deltakere så er det ikke nødvendig for enkelte å “mute” mikrofonen. Dette er fordi man skal kunne snakke fritt og starte en diskusjon som ikke forstyrres av at enkelte prater uten å “avmute”.
• Vi rekker opp hendene og venter på at moderatoren skal fordele ordet. Hvis det er et stort møte, er risikoen stor for at bare noen få personer får sin stemme hørt dersom det ikke styres av en moderator. Diskusjonen blir bedre og flere kommer til orde hvis samtalen styres.

• Kameraet må være på. Ved å ha kameraet på etterligner vi det fysiske møtet mer der vi kan lese ansiktsuttrykk og kroppsspråk. Diskusjonene våre blir bedre fordi vi også kan se og tolke hverandres ansiktsuttrykk. Vi skjerper oss også og blir mer fokuserte i møtet bare fordi vi vet vi blir sett.

3. Tydelig moderator som styrer agendan

En moderator kan kontrollere håndsopprekning, gruppeinndeling og mer. Med en tydelig moderator motvirker du problemet med et såkalt «A» og «B»-team, hvor stemmene som er fysisk tilstede i samme rom blir hørt og lyttet til mer.

4. Bruk innsjekking

For å skape fokus på møtet og ikke sitte på andre tanker, er det viktig å få alle møtedeltakerne aktive fra starten. Det er derfor effektivt å starte med en innsjekkingsaktivitet. En slik aktivitet kan rett og slett være at alle skal svare på hva de vil ha ut av møtet eller det kan være et spørsmål om å bryte isen og le for å komme i kreativ stemning. Innsjekking er enda viktigere i hybridmøter for å sikre at alle får snakke helt fra starten.

5. Aktivere deltakerne under hele møtet

For å opprettholde møtedeltakernes fokus er det viktig at alle får være aktive i møtet. I et møte hvor fokus kan opprettholdes, blir kvaliteten mye bedre og man oppnår mer sammen. Eksempler på hvordan du kan aktivere alle møtedeltakere for å få dem med gjennom hele møtet:

• Utforsk en whiteboard funksjon der dere kan bidra sammen.
• Del dere inn i ulike grupperom for å diskutere i mindre grupper.
• Bruk interaktive elementer for spørsmål som Forms in Teams eller Mentimeter.

Ønsker du mer hjelp til å få orden på møter og møtekultur? Eller på annen måte se at du må jobbe med din digitale arbeidsplass for å bli mer effektiv? Kontakt oss i Consid.