Bakgrund
Vid implementationen av nya rutiner och system är det viktigt att alla medarbetare som berörs känner en delaktighet och stödjer förändringarna. Det var med denna grundtes som utgångspunkt som vi tillsammans med fastighetsbolaget Klövern valde att genomföra ett utbildningsförfarande kring Office365 för hela Klöverns organisation.
Att ge personalen fundamental kunskap om systemen i sig och samtidigt ge en förståelse och ett samtycke kring ett nytt sätt att arbeta var målet med utbildningen. Detta då det finns tydliga effektvinster av att arbeta i en för organisationen generisk systemflora och på samma grundkompetens.
Vi satte tillsammans med Klövern ett ramverk, där Klöverns it-driftspartner Nordlo var med och höll i den tekniska biten, och en strategi för hur kunskap mest effektivt kan spridas internt, men även till externa parter med koppling till verksamheten. Strategi och utförande genomfördes efter en gemensam bedömning utefter vad som bedömdes passa Klövern bäst.
Utrullningen av Office365 och dess tjänster sker i två steg där utrullningen av Officepaketet var del ett, vilket bidrog till att organisationen fick med sig medarbetarna, och i steg två adderas ytterligare tjänster med bland annat Teams.
Utförande
Den för Klövern skräddarsydda utbildningsmodellen inom Office365 bestod primärt av tre nyckelkomponenter:
1. Fysiska utbildningstillfällen
Consid och representanter från Klöverns IT-avdelning reste mellan Klöverns kontor och utförde utbildningsseminarier som kombinerades med praktiska uppgifter och brainstorming-sessioner. Detta för att på enklast och konkretast möjliga sätt kunna hjälpa individer med uppstart av vissa nyckelkunskaper.
2. Onlinemöten
De fysiska mötena följdes upp eller kompletterades med hjälp av onlinemöten. Fördelen med dessa var att geografiska barriärer inte behövde vara ett hinder.
En ordning för interna grupperingar sattes också upp för att skapa ett engagemang och en inkluderande känsla i utbildningsprocessen. En pilotgrupp beståendes av representanter från Klöverns IT- och marknad/webb-avdelning sattes upp till en början. Denna gruppering medverkade sedan själva i fortsatt utbildning av en ambassadörsgrupp vars uppgift var att gå före och vara ambassadörer för det nyligen införda arbetssättet, samt vara första mottagare av nya och fortgående uppdateringar.
3. Support och intranät
Informationsspridning var även en viktig del i utrullningen av det nya arbetssättet. Detta skedde främst via intranätet och Nordlos supportavdelning bemannade Klövern baserat på utrullningsplanen. Något som var essentiellt i det smidiga genomförandet.
Resultat
Samarbetet mellan Consid och Klövern har fungerat mycket bra och som en nyckel till ett effektivt utbildningsförfarande. Consid har som leverantör tillåtits arbeta väldigt nära kundens verksamhet, vilket varit en starkt bidragande faktor till det positiva utfallet. Eva Pettersson, IT-ansvarig på Klövern, berättar mer om det nära samarbetet:
– En viktig faktor till att vår utbildning lyckats så bra är att Consids representant varit engagerad och anpassningsbar. Niklas har varit som en av oss på Klövern under hela processen, och drivit processen med precision och initiativrikedom, säger Eva Pettersson, IT-chef på Klövern.
Resultatet av första utrullningen av utbildningen har varit ett effektivare arbetssätt samt en enad systemflora över hela organisationen. Det har skapat ett högre engagemang hos medarbetarna, där man skapat incitament för att ta till sig utbildningens innehåll internt, och därmed fått tillgång till mer utbildningsmaterial och snabbare access till nya utrullningar.
Klöverns personal uppskattade utbildningsinsatsen och flera nya medarbetare, som tidigare arbetat med Office365, fick lära sig mycket nytt. I det stora hela fick Klöverns personal bättre förutsättningar vilket ytterligare förstärkte Klöverns uppfattning att det var ett lyckat beslut att satsa på denna utbildning.
