Uppdaterad HR-portal i SharePoint

Nilar

Vi fick i uppdrag att öka anvĂ€ndarvĂ€nligheten av energibolaget Nilars HR-portal. Detta gjorde vi genom en ökad struktur och snygg layout – kika in projektet hĂ€r!

Vill ni ha hjÀlp med en liknande lösning?

Kontakta oss direkt!

Utmaningen

NÀr Nilars HR-chef önskade att ta nya tag gÀllande bolagets HR-portal, föll valet av leverantör pÄ Consid. Bolaget Àr i kraftig expansion och det som fungerade som informationskanal nÀr man hade 40 anstÀllda fungerar inte idag dÄ man Àr över 100 anstÀllda. Nilar hade ett behov av att stÀda, omorganisera och skapa en grafiskt tilltalande kÀnsla pÄ HR-portalen. De önskade förbÀttring av sidorna samt att dessa skulle vara enklare för anvÀndarna att anvÀnda. Nilar hade en SharePoint-sida som var live hos medarbetarna, men de kÀnde att de inte riktigt fick ihop helheten. De hade tidigare skapat sidor, men visste inte hur de skulle placera all information pÄ ett pedagogiskt sÀtt. Initialt fanns en tanke om att Àndra hela intranÀtet, vilket ganska tidigt i projektet begrÀnsades till att börja med HR-sidan och arbetsmiljösidan. Detta för att fÄ framdrift i projektet. Planen var att ta del för del, dÀr HR var först ut.

”Consid fick vĂ€ldigt fria tyglar och har dĂ€rför kunnat utvĂ€rdera vad som fungerar bĂ€st, vilket varit jĂ€tteroligt. Det har samtidigt kontinuerligt funnits en dialog mellan oss och HR-avdelningen pĂ„ Nilar för att vi tillsammans skulle kunna skapa ett sĂ„ bra resultat som möjligt”, sĂ€ger Tove Tillman, utvecklare pĂ„ Consid.

Uppdraget blev att paketera HR-portalen pÄ ett snyggt och strukturerat sÀtt. Vi gav kontinuerligt förslag pÄ hur sidor kunde komma att se ut och nÀr dessa godkÀnts av HR-avdelningen pÄ Nilar började byggandet. All redigering skedde i livemiljö.

”Consids konsulter som kopplats till projektet har förstĂ„tt alla vĂ„ra ostrukturerade och inte alltid sĂ„ definierade tankar om hur vi vill att informationen ska presenteras. De har kommit med olika lösningar pĂ„ hur vi kan vara pedagogiska och tydliga, nĂ„got som varit ovĂ€rderligt för oss”, sĂ€ger Maria Björnström, HR-chef pĂ„ Nilar.

Lösningen

Lösningen som anvÀndes i detta projekt var SharePoint. Stora delar av informationen fanns nÀmligen redan pÄ plats, sÄ uppdraget lÄg i att strukturera denna. Nilar hade Àven sedan tidigare verifierat att SharePoint fungerade för just dem, varför valet av lösning var sjÀlvklart.

Vi valde att anvÀnda de olika webbdelarna pÄ ett nytt sÀtt och vi placerade de olika fÀlten mer lÀttÄtkomligt. PÄ startsidan för HR lÄg tidigare en stor bild högst upp, nÄgot som bidrog till att informationen hamnade lÀngre ner pÄ sidan. Vi tog bort denna bild och flyttade upp informationen, gjorde kalenderdelen mer kompakt och lÀt den dela utrymmet i toppen med nyheterna, som behövde fÄ mer fokus.

I navigeringen fanns Ă€ven tidigare en landningssida frĂ„n A-Ö som listade bokstĂ€ver. Om man klickade pĂ„ exempelvis A kom man in till landningssidan för alla sidor som började pĂ„ A. DĂ€r kunde man sedan klicka sig vidare till de sidor som lĂ„g lĂ€nkade dĂ€rifrĂ„n. Det hela skapade mĂ„nga steg och klick. Vi fyllde istĂ€llet navigeringen med direkta lĂ€nkar sĂ„ att man lĂ€ttare kommer till den sida man söker.

Vi skapade Ă€ven en flik i navigeringen under namnet ”Personalhandboken” sĂ„ att man enkelt ska kunna hitta den information man söker. DĂ€r kan man som anvĂ€ndare se allt under Personalhandboken, frĂ„n A-Ö. Navigeringen hade Ă€ven fliken ”Processer” i menyn, denna lades istĂ€llet under Personalhandboken – allt för att skapa ett sĂ„ enkelt verktyg som möjligt.

En mall-sida skapades Àven upp för information. HÀr strukturerades sidan utifrÄn en bild i toppen följt av rubrik och avsÀndare. Nedanför detta stycke skapades en yta för text och till höger en yta för lÀnkar till dokument. PÄ sÄ sÀtt kan HR anvÀnda samma mall i SharePoint till olika sidor, sÄ att hela portalen fÄr en enhetlig kÀnsla, kontinuitet och ordning.

För att tydligare förklara hur rekryteringsprocessen ser ut arbetade vi Àven om sidan för detta. Denna har fÄttett rutnÀt av bilder med rubrik för respektive bild som lÀnkar in till respektive steg i processen. Detta för att skapa en överskÄdlighet och en grafiskt tilltalande layout. Mallar till de olika stegen i processen ligger lÀttÄtkomligt samlade i en lista. Samtliga sidor som fanns uppsatta innan projektet initierades har korrekturlÀsts och korrigerats sÄ att allt hÄller samma standard.

”Vi Ă€r mycket glada över ett vĂ€l fungerande samarbete tillsammans med Nilar. Det Ă€r ett spĂ€nnande bolag med stor potential och vi Ă€r stolta och glada över att fĂ„ vara en pusselbit pĂ„ vĂ€gen mot en mer hĂ„llbar framtid”, sĂ€ger Daniel Theorin, kontorschef (tf) och försĂ€ljningsansvarig pĂ„ Consid.

Resultatet

Den nya strukturen, uppbyggnaden av sidorna samt den grafiska förbĂ€ttringen gör att portalen ser helt ny ut. Den nya navigeringen har skapat en mer lĂ€tthanterlig sökning och information gĂ„r nu lĂ€ttare att hitta. I och med att Nilar anvĂ€nde SharePoint Ă€ven innan vi sĂ„g över sidorna, Ă€r de vĂ€l insatta i programmet och kan nu dĂ€rför Ă€ndra och lĂ€gga till information, bilder och lĂ€nkar allt eftersom. De har en grund att bygga vidare pĂ„. Projektet fortsĂ€tter i form av skapande av en strukturerad sida för lönerevisionsprocessen. Även förvaltning och support av etablerad lösning fortsĂ€tter.

”HR-portalen Ă€r nu tydlig, pedagogisk och mycket mer kommunikativ Ă€n tidigare version. Vi kan nu alltid vara uppdaterade pĂ„ nyheter och informationen Ă€r mer lĂ€ttillgĂ€nglig för samtliga inom bolaget”, sĂ€ger Maria Björnström, HR-chef pĂ„ Nilar.

”Det kĂ€nns toppen att Nilar Ă€r nöjda med resultatet och att de upplever att hela HR-plattformen ser trevligare ut”, sĂ€ger Tove Tillman, utvecklare pĂ„ Consid.

Om Nilar

Nilar erbjuder innovativa energilagringslösningar och tillgodoser efterfrÄgan pÄ lagring av förnybar energi, frÄn den första kontakten till leverans och installation. Med huvudkontor i Stockholm samt kontor i USA sÀljer de sina produkter över hela vÀrlden.

- HR-portalen Àr nu tydlig, pedagogisk och mycket mer kommunikativ Àn tidigare version.

Maria Björnström, HR-chef pÄ Nilar

Är du i behov av en liknande lösning?

LÀmna dina kontaktuppgifter sÄ berÀttar vi mer.

    Anpassa dina datapreferenser

    Vi anvÀnder data för att analysera trafik pÄ vÄr webbplats och dela information om anvÀndningen till vÄra analyspartners. Du kan lÀsa mer och Àndra dina val pÄ vÄr sida om datahantering och cookies. LÀs mer pÄ vÄr sida om datahantering och cookies.

    Funktionella cookies kÀnner igen dig pÄ vÄr webbplats och kommer ihÄg dina tidigare valda instÀllningar. Dessa kan inkludera det sprÄk du föredrar, platsen du befinner dig pÄ, lyssna pÄ ljud eller titta pÄ en video. En blandning av cookies frÄn första och tredje part anvÀnds.

    Marknadsföringscookies anvÀnds för att samla in data om hur vÄr webbplats anvÀnds, vilka sidor som besöks oftast eller om du fÄr felmeddelanden pÄ vissa webbsidor. Ibland behöver vi information om din Älder, kön och intresse. Vi delar ibland vissa begrÀnsade aspekter av dessa data med tredje part i reklamsyfte, till exempel Google. Informationen kan omfatta anvÀndarens plats, sökhistorik, YouTube-historik och data frÄn webbplatser som fungerar med Google, och den anvÀnds för att tillhandahÄlla aggregerad och anonymiserade insikter om anvÀndarbeteende pÄ flera enheter.

    NödvÀndiga cookies Àr absolut nödvÀndiga för att webbplatsen ska fungera korrekt. Denna kategori innehÄller endast cookies som garanterar grundlÀggande funktioner och sÀkerhetsfunktioner pÄ webbplatsen. Dessa cookies lagrar ingen personlig information.

    Prestandacookies Àr cookies som anvÀnds specifikt för att samla in data om hur vÄr webbplats anvÀnds, vilka sidor som besöks oftast eller om du fÄr felmeddelanden pÄ vissa webbsidor. Dessa cookies övervakar endast webbplatsens prestanda nÀr anvÀndaren interagerar med den. Ingen av denna information kan anvÀndas för att identifiera dig. Allt Àr aggregerat och dÀrför anonymiserat.