Uppdaterad HR-portal i SharePoint

Utmaningen

När Nilars HR-chef önskade att ta nya tag gällande bolagets HR-portal, föll valet av leverantör på Consid. Bolaget är i kraftig expansion och det som fungerade som informationskanal när man hade 40 anställda fungerar inte idag då man är över 100 anställda. Nilar hade ett behov av att städa, omorganisera och skapa en grafiskt tilltalande känsla på HR-portalen. De önskade förbättring av sidorna samt att dessa skulle vara enklare för användarna att använda. Nilar hade en SharePoint-sida som var live hos medarbetarna, men de kände att de inte riktigt fick ihop helheten. De hade tidigare skapat sidor, men visste inte hur de skulle placera all information på ett pedagogiskt sätt. Initialt fanns en tanke om att ändra hela intranätet, vilket ganska tidigt i projektet begränsades till att börja med HR-sidan och arbetsmiljösidan. Detta för att få framdrift i projektet. Planen var att ta del för del, där HR var först ut.

”Consid fick väldigt fria tyglar och har därför kunnat utvärdera vad som fungerar bäst, vilket varit jätteroligt. Det har samtidigt kontinuerligt funnits en dialog mellan oss och HR-avdelningen på Nilar för att vi tillsammans skulle kunna skapa ett så bra resultat som möjligt”, säger Tove Tillman, utvecklare på Consid.

Uppdraget blev att paketera HR-portalen på ett snyggt och strukturerat sätt. Vi gav kontinuerligt förslag på hur sidor kunde komma att se ut och när dessa godkänts av HR-avdelningen på Nilar började byggandet. All redigering skedde i livemiljö.

“Consids konsulter som kopplats till projektet har förstått alla våra ostrukturerade och inte alltid så definierade tankar om hur vi vill att informationen ska presenteras. De har kommit med olika lösningar på hur vi kan vara pedagogiska och tydliga, något som varit ovärderligt för oss”, säger Maria Björnström, HR-chef på Nilar.

Lösningen

Lösningen som användes i detta projekt var SharePoint. Stora delar av informationen fanns nämligen redan på plats, så uppdraget låg i att strukturera denna. Nilar hade även sedan tidigare verifierat att SharePoint fungerade för just dem, varför valet av lösning var självklart.

Vi valde att använda de olika webbdelarna på ett nytt sätt och vi placerade de olika fälten mer lättåtkomligt. På startsidan för HR låg tidigare en stor bild högst upp, något som bidrog till att informationen hamnade längre ner på sidan. Vi tog bort denna bild och flyttade upp informationen, gjorde kalenderdelen mer kompakt och lät den dela utrymmet i toppen med nyheterna, som behövde få mer fokus.

I navigeringen fanns även tidigare en landningssida från A-Ö som listade bokstäver. Om man klickade på exempelvis A kom man in till landningssidan för alla sidor som började på A. Där kunde man sedan klicka sig vidare till de sidor som låg länkade därifrån. Det hela skapade många steg och klick. Vi fyllde istället navigeringen med direkta länkar så att man lättare kommer till den sida man söker.

Vi skapade även en flik i navigeringen under namnet ”Personalhandboken” så att man enkelt ska kunna hitta den information man söker. Där kan man som användare se allt under Personalhandboken, från A-Ö. Navigeringen hade även fliken ”Processer” i menyn, denna lades istället under Personalhandboken – allt för att skapa ett så enkelt verktyg som möjligt.

En mall-sida skapades även upp för information. Här strukturerades sidan utifrån en bild i toppen följt av rubrik och avsändare. Nedanför detta stycke skapades en yta för text och till höger en yta för länkar till dokument. På så sätt kan HR använda samma mall i SharePoint till olika sidor, så att hela portalen får en enhetlig känsla, kontinuitet och ordning.

För att tydligare förklara hur rekryteringsprocessen ser ut arbetade vi även om sidan för detta. Denna har fåttett rutnät av bilder med rubrik för respektive bild som länkar in till respektive steg i processen. Detta för att skapa en överskådlighet och en grafiskt tilltalande layout. Mallar till de olika stegen i processen ligger lättåtkomligt samlade i en lista. Samtliga sidor som fanns uppsatta innan projektet initierades har korrekturlästs och korrigerats så att allt håller samma standard.

”Vi är mycket glada över ett väl fungerande samarbete tillsammans med Nilar. Det är ett spännande bolag med stor potential och vi är stolta och glada över att få vara en pusselbit på vägen mot en mer hållbar framtid”, säger Daniel Theorin, kontorschef (tf) och försäljningsansvarig på Consid.

Resultatet

Den nya strukturen, uppbyggnaden av sidorna samt den grafiska förbättringen gör att portalen ser helt ny ut. Den nya navigeringen har skapat en mer lätthanterlig sökning och information går nu lättare att hitta. I och med att Nilar använde SharePoint även innan vi såg över sidorna, är de väl insatta i programmet och kan nu därför ändra och lägga till information, bilder och länkar allt eftersom. De har en grund att bygga vidare på. Projektet fortsätter i form av skapande av en strukturerad sida för lönerevisionsprocessen. Även förvaltning och support av etablerad lösning fortsätter.

”HR-portalen är nu tydlig, pedagogisk och mycket mer kommunikativ än tidigare version. Vi kan nu alltid vara uppdaterade på nyheter och informationen är mer lättillgänglig för samtliga inom bolaget”, säger Maria Björnström, HR-chef på Nilar.

”Det känns toppen att Nilar är nöjda med resultatet och att de upplever att hela HR-plattformen ser trevligare ut”, säger Tove Tillman, utvecklare på Consid.

Om Nilar

Nilar erbjuder innovativa energilagringslösningar och tillgodoser efterfrågan på lagring av förnybar energi, från den första kontakten till leverans och installation. Med huvudkontor i Stockholm samt kontor i USA säljer de sina produkter över hela världen.