Nilar

Uppdaterad HR-portal i SharePoint ūüíĽ

Vi fick i uppdrag att √∂ka anv√§ndarv√§nligheten av energibolaget Nilars HR-portal. Detta gjorde vi genom en √∂kad struktur och snygg layout ‚Äď kika in projektet h√§r!

Vill ni ha hjälp med en liknande lösning?

Kontakta oss direkt!

Utmaningen

När Nilars HR-chef önskade att ta nya tag gällande bolagets HR-portal, föll valet av leverantör på Consid. Bolaget är i kraftig expansion och det som fungerade som informationskanal när man hade 40 anställda fungerar inte idag då man är över 100 anställda. Nilar hade ett behov av att städa, omorganisera och skapa en grafiskt tilltalande känsla på HR-portalen. De önskade förbättring av sidorna samt att dessa skulle vara enklare för användarna att använda. Nilar hade en SharePoint-sida som var live hos medarbetarna, men de kände att de inte riktigt fick ihop helheten. De hade tidigare skapat sidor, men visste inte hur de skulle placera all information på ett pedagogiskt sätt. Initialt fanns en tanke om att ändra hela intranätet, vilket ganska tidigt i projektet begränsades till att börja med HR-sidan och arbetsmiljösidan. Detta för att få framdrift i projektet. Planen var att ta del för del, där HR var först ut.

‚ÄĚConsid fick v√§ldigt fria tyglar och har d√§rf√∂r kunnat utv√§rdera vad som fungerar b√§st, vilket varit j√§tteroligt. Det har samtidigt kontinuerligt funnits en dialog mellan oss och HR-avdelningen p√• Nilar f√∂r att vi tillsammans skulle kunna skapa ett s√• bra resultat som m√∂jligt‚ÄĚ, s√§ger Tove Tillman, utvecklare p√• Consid.

Uppdraget blev att paketera HR-portalen på ett snyggt och strukturerat sätt. Vi gav kontinuerligt förslag på hur sidor kunde komma att se ut och när dessa godkänts av HR-avdelningen på Nilar började byggandet. All redigering skedde i livemiljö.

“Consids konsulter som kopplats till projektet har f√∂rst√•tt alla v√•ra ostrukturerade och inte alltid s√• definierade tankar om hur vi vill att informationen ska presenteras. De har kommit med olika l√∂sningar p√• hur vi kan vara pedagogiska och tydliga, n√•got som varit ov√§rderligt f√∂r oss‚ÄĚ, s√§ger Maria Bj√∂rnstr√∂m, HR-chef p√• Nilar.

Lösningen

Lösningen som användes i detta projekt var SharePoint. Stora delar av informationen fanns nämligen redan på plats, så uppdraget låg i att strukturera denna. Nilar hade även sedan tidigare verifierat att SharePoint fungerade för just dem, varför valet av lösning var självklart.

Vi valde att använda de olika webbdelarna på ett nytt sätt och vi placerade de olika fälten mer lättåtkomligt. På startsidan för HR låg tidigare en stor bild högst upp, något som bidrog till att informationen hamnade längre ner på sidan. Vi tog bort denna bild och flyttade upp informationen, gjorde kalenderdelen mer kompakt och lät den dela utrymmet i toppen med nyheterna, som behövde få mer fokus.

I navigeringen fanns √§ven tidigare en landningssida fr√•n A-√Ė som listade bokst√§ver. Om man klickade p√• exempelvis A kom man in till landningssidan f√∂r alla sidor som b√∂rjade p√• A. D√§r kunde man sedan klicka sig vidare till de sidor som l√•g l√§nkade d√§rifr√•n. Det hela skapade m√•nga steg och klick. Vi fyllde ist√§llet navigeringen med direkta l√§nkar s√• att man l√§ttare kommer till den sida man s√∂ker.

Vi skapade √§ven en flik i navigeringen under namnet ‚ÄĚPersonalhandboken‚ÄĚ s√• att man enkelt ska kunna hitta den information man s√∂ker. D√§r kan man som anv√§ndare se allt under Personalhandboken, fr√•n A-√Ė. Navigeringen hade √§ven fliken ‚ÄĚProcesser‚ÄĚ i menyn, denna lades ist√§llet under Personalhandboken – allt f√∂r att skapa ett s√• enkelt verktyg som m√∂jligt.

En mall-sida skapades även upp för information. Här strukturerades sidan utifrån en bild i toppen följt av rubrik och avsändare. Nedanför detta stycke skapades en yta för text och till höger en yta för länkar till dokument. På så sätt kan HR använda samma mall i SharePoint till olika sidor, så att hela portalen får en enhetlig känsla, kontinuitet och ordning.

För att tydligare förklara hur rekryteringsprocessen ser ut arbetade vi även om sidan för detta. Denna har fåttett rutnät av bilder med rubrik för respektive bild som länkar in till respektive steg i processen. Detta för att skapa en överskådlighet och en grafiskt tilltalande layout. Mallar till de olika stegen i processen ligger lättåtkomligt samlade i en lista. Samtliga sidor som fanns uppsatta innan projektet initierades har korrekturlästs och korrigerats så att allt håller samma standard.

‚ÄĚVi √§r mycket glada √∂ver ett v√§l fungerande samarbete tillsammans med Nilar. Det √§r ett sp√§nnande bolag med stor potential och vi √§r stolta och glada √∂ver att f√• vara en pusselbit p√• v√§gen mot en mer h√•llbar framtid‚ÄĚ, s√§ger Daniel Theorin, kontorschef (tf) och f√∂rs√§ljningsansvarig p√• Consid.

Resultatet

Den nya strukturen, uppbyggnaden av sidorna samt den grafiska f√∂rb√§ttringen g√∂r att portalen ser helt ny ut. Den nya navigeringen har skapat en mer l√§tthanterlig s√∂kning och information g√•r nu l√§ttare att hitta. I och med att Nilar anv√§nde SharePoint √§ven innan vi s√•g √∂ver sidorna, √§r de v√§l insatta i programmet och kan nu d√§rf√∂r √§ndra och l√§gga till information, bilder och l√§nkar allt eftersom. De har en grund att bygga vidare p√•.¬†Projektet forts√§tter i form av skapande av en strukturerad sida f√∂r l√∂nerevisionsprocessen. √Ąven f√∂rvaltning och support av etablerad l√∂sning forts√§tter.

‚ÄĚHR-portalen √§r nu tydlig, pedagogisk och mycket mer kommunikativ √§n tidigare version. Vi kan nu alltid vara uppdaterade p√• nyheter och informationen √§r mer l√§ttillg√§nglig f√∂r samtliga inom bolaget”, s√§ger Maria Bj√∂rnstr√∂m, HR-chef p√• Nilar.

‚ÄĚDet k√§nns toppen att Nilar √§r n√∂jda med resultatet och att de upplever att hela HR-plattformen ser trevligare ut‚ÄĚ, s√§ger Tove Tillman, utvecklare p√• Consid.

Om Nilar

Nilar erbjuder innovativa energilagringslösningar och tillgodoser efterfrågan på lagring av förnybar energi, från den första kontakten till leverans och installation. Med huvudkontor i Stockholm samt kontor i USA säljer de sina produkter över hela världen.

- HR-portalen är nu tydlig, pedagogisk och mycket mer kommunikativ än tidigare version.

Maria Björnström, HR-chef på Nilar

√Ąr du i behov av en liknande l√∂sning?

Lämna dina kontaktuppgifter så berättar vi mer.

    Daniel Theorin

    Kontorschef Gävle

    daniel.theorin@consid.se 070-861 75 82

    Consid ‚Äď ett prisvinnande bolag

    Consid är ett av Sveriges snabbast växande bolag som erbjuder konsulttjänster inom IT, management och digital marknadsföring. Företaget startades 2000 av Peter Hellgren och Henrik Sandell och har idag nära 1000 anställda. Omsättningen för 2019 var 1 050 000 000 kronor.

    Dagens industri gasellföretag 2020

    Gasellföretag
    9 år i rad

    Veckans affärer Superföretag 2020

    Superföretag
    8 år i rad

    Karriärföretagen 2021

    Karriärföretag
    6 år i rad

    Sveriges bästa arbetsgivare Universum IT-bolag

    Sveriges bästa
    arbetsgivare

    Läs mer om våra utmärkelser