4 utgangspunkt for implementering av et vellykket DAM-system
Enten du vurderer en DAM-løsning for første gang eller bytter fra et eldre system, er det viktig å forstå hva du kan forvente av ethvert implementeringsprosjekt. For å posisjonere deg selv for best mulig implementering av et DAM-system, ta en titt på vår oppsummering av beste praksis som vil optimalisere implementeringen din.
Modell for DAM-implementering. Det er ikke nok å bare kjøpe en DAM-plattform, det krever også buy-in (commitment) fra brukere og gjennomgang av prosesser. Det betyr at brukerne tar i bruk DAM og nye forbedrede arbeidsmetoder som en implementering innebærer.
1. Sett DAM-mål som kan veilede deg
Vår første beste praksis handler, kanskje ikke overraskende, om mål. Organisasjoner velger å investere i en DAM-løsning av en rekke forskjellige grunner – den mest universelle er et ønske om å organisere alle digitale eiendeler i ett system slik at brukerne faktisk kan finne det de leter etter. Med dette som utgangspunkt faller målene inn i kategorier som:
- Opprette en mer integrert martech stack
- Levere innhold og kommunikasjon som konsekvent styrker merkevaren
- Minimere risiko
Det er selvsagt flere grunner til at organisasjoner velger å investere i en DAM-løsning. Det er din jobb å bestemme hva du trenger å løse eller oppnå med et DAM-system. For å identifisere og sette hovedmålene dine med et DAM-system kan du bruke følgende spørsmål; Hva er dine største utfordringer og muligheter med digitale eiendeler?
Noen eksempler på digitale eiendeler er produktbilder, logoer, ikoner, fonter, presentasjonsmateriell, brosjyrer, bannere, reklamevideoer, arkiverte dokumenter, personalbilder, pressemateriell, merkebok, avtaler og mer. Vanligvis har en organisasjon mange forskjellige systemer som inneholder digitale eiendeler. Noen av disse kan være intranett, CMS, PIM, e-handel, sosiale medier, dokumenter, mediebank og åpne APIer. Ved hjelp av en DAM kan du og din bedrift administrere alle dine digitale eiendeler på ett og samme sted.
Når du har identifisert målene dine med DAM, kan de veilede deg til å veilede beslutninger og strategi under implementeringen.
2. Hvem skal bruke DAM-systemet ditt og hvordan?
Når du planlegger implementering av et DAM-system, må du identifisere de primære brukerne som vil engasjere seg i DAM-systemet ditt. Dette er personer som vil bruke mest tid på å organisere, søke etter, laste ned og/eller dele digitale eiendeler. Vanligvis inkluderer en liste over disse personene tre brukergrupper:
- Skapere (for eksempel grafiske designere og/eller fotografer)
- Bidragsytere (for eksempel markedsførere og/eller koordinatorer som laster opp og organiserer digitale eiendeler)
- Forbrukere (de primære interne og eksterne personene som bruker dine digitale eiendeler)
Hvem skal utgjøre nøkkelbrukergruppene dine? Når du har identifisert disse – snakk med representanter fra hver brukergruppe for å få en følelse av deres smertepunkter, arbeidsflyter og bruk av digitale eiendeler. Da kan du planlegge bedre for deres behov under gjennomføringen.
3. Hvordan skape et vellykket implementeringsteam
Takket være skybasert teknologi er implementering av DAM-systemer nå mindre tidkrevende enn før. Men implementering krever fortsatt nok arbeid til å garantere et dedikert team. Dette teamet bør inkludere en implementeringsekspert fra leverandøren som vil veilede og veilede deg gjennom implementeringsprosessen – sammen med tre til fem personer fra organisasjonen din.
Slik bestemmer du hvem som skal inkluderes i DAM-teamet fra organisasjonen din:
- Identifiser personene som skal jobbe praktisk med implementeringen og som vil bli berørt i det daglige arbeidet med implementeringen.
- Inkluder minst én superbruker, DAM-spesialist og din nåværende eller fremtidige DAM-systemadministrator (ja, du trenger en dedikert administrator i fremtiden).
- Men du trenger ikke nødvendigvis å stoppe der. Kanskje en IT-sjef eller leder for en annen avdeling vil være et godt tillegg?
Tenk uansett gjennom dine behov og sett sammen drømmeteamet som inneholder både kompetanse fra leverandøren og din egen organisasjon. Som sammen vil legge grunnlaget for langsiktig DAM-suksess.
4. Forstå leverandørens syn på implementeringen
Som du sikkert skjønner, slår du ikke bare på et DAM-system og begynner å bruke det. Det er mye planlegging som må skje på forhånd. Du må derfor sørge for at alle funksjonene som er tilgjengelige i ditt DAM-system – enten det er metadata, brukerroller, sikkerhetsgrupper, opplastingsprofiler, merkeressurser eller noe annet – er strukturert og konfigurert for å møte dine DAM-mål og organisasjonens unike behov.
Vurder også brukeropplæring, lanseringsstrategi og den løpende ledelsen som kreves etter lansering. Å forstå hvordan leverandøren din jobber med hvert trinn i implementeringen, hvilke trinn i prosessen de vil eie, og hvordan de vil trene deg underveis er en stor del av suksessen din. En klar visjon og realistiske forventninger vil alltid bidra til en bedre opplevelse, uansett hvilket prosjekt du påtar deg.
Forvandle mer med DAM
Å gjøre DAM-systemet til en suksess er ikke en enmannsjobb. Det krever teamarbeid, en kraftig implementering og den riktige DAM-løsningen som møter organisasjonens umiddelbare og fremtidige behov – for velorganisert forvaltning av digitale eiendeler, som bilder, logoer, ikoner og videoer. For å finne ut hvilken DAM-plattform som passer for din organisasjon, kontakt Consids DAM-team for en gjennomgang. Vårt team av erfarne DAM-konsulenter har hjulpet en rekke kunder i både privat og offentlig sektor og i de fleste bransjer. Vi vet hva som skal til.
Du kan også lese mer om vårt tilbud innen DAM her.
